Ključna razlika: Tiskana kopija se nanaša na natisnjeno digitalno dokumentacijo na papirju, mehka kopija pa je nenatisnjena elektronska datoteka z dokumenti, ki obstaja v kateri koli digitalni obliki, kot so osebni računalniki, gonilniki, DVD-ji itd

Podatki in informacije so zelo pomembni na področju študija in znanja. Večino časa, informacij ali podatkov je treba deliti ali distribuirati. Večkrat informacije gredo skozi različne kanale, preden dosežejo končni cilj. Obstajajo različne oblike prenosa informacij. V svetu elektronike se izmenjava informacij lahko hitro izvede s pomočjo tiskanega in mehkega izvoda. Veliko ljudi zamenjuje to. Oba sta različna drug od drugega.

Kopija je ime, ki je podano kopiji, ki se ustvari s tiskanjem katerega koli dokumenta na površini papirja ali katerega koli drugega elementa. Trdo kopijo lahko enostavno dotaknete, kot jo prejmemo na otipljivem mediju, kot je papir. Eden ne potrebuje nobenega pogonskega medija za branje te vrste datoteke. Morate imeti uporabljene različne izpiske outs ali kopije za različne namene, kot so kolegij nalog ali za pisarniške poročila. Lahko se nanje sklicuje kadarkoli želi. Je fizična entiteta.

Po drugi strani pa se mehka kopija shrani v pomnilnik in se bere tako, da se prikaže na zaslonu. Ker je datoteka shranjena v pomnilniku,

ni občutljiv. Lahko se šteje kot virtualna kopija. Treba ga je spremljati spomin. Na primer, ko je datoteka shranjena v programu Microsoft Word, se ta imenuje kot mehka kopija. Ogledate si ga lahko tako, da odprete datoteko.

Imenuje se mehka kopija, ker se je ne morete dotakniti in jo morate prebrati na zaslonu. V primeru, da se računalnik izklopi, ga ne morete prebrati. Nekatere vrste posebne programske opreme so potrebne za shranjevanje in prikaz mehke kopije. Enako datoteko lahko natisnete z uporabo elektronskega tiskalnika, ki je priključen na računalnik. Natisnjena kopija dokumenta se zdaj imenuje tiskana. Pred tiskanim izvodom je mehka kopija.

Glavna razlika med trdimi in mehkimi kopijami je v tem, da za razliko od tiskane kopije mehke kopije vedno zahtevajo branje in prikaz elektronskega medija. Tudi če imate podatke v disku s pisalom, ga je treba prikazati z računalnikom ali katerim koli drugim združljivim medijem za prikaz. Oba imata svoje prednosti in slabosti. Trdno kopijo lahko uporabite takoj, medtem ko se lahko kopija bere samo s pomočjo elektronske naprave za prikaz. Mehka kopija je bolj zaželena za preproste spremembe, ki jih lahko naredite. Vendar pa je odvisno od posebnih zahtev, na podlagi katerih je mogoče ustvariti trde ali mehke kopije.