Ključna razlika: Kopirni stroj je fotokopirna naprava, ki uporabnikom omogoča izdelavo podvojenih kopij dokumenta ali slike, ki je preveč poceni. Kopirni stroji uporabljajo tehnologijo kserografije, ki je podobna tehnologiji, ki se uporablja v laserskem tiskalniku. Tiskalnik je periferna naprava, ki ustvari trdno kopijo digitalnih podatkov, ki je predstavljena na računalniškem zaslonu. Tiskalniki se lahko uporabljajo za povezavo z računalnikom prek USB-ja ali brezžično.

Ko razmišljate o ustvarjanju dvojnikov za dokument, sta na misel dve stvari; natisne se lahko dva ali več izvodov ali pa se fotokopira izvirni dokument. Ti dve možnosti sta zaradi dveh naprav kopirni stroj in tiskalnik. Z naraščajočo tehnologijo je veliko ljudi zmedeno v teh dveh različnih napravah, saj imajo številni večnamenski tiskalniki funkcije kopirnega stroja. Preprosto je razlikovati, saj je glavni namen kopirnega stroja izdelovanje dvojnikov, glavni namen tiskalnika pa je tiskanje. Vendar pa je večnamenski tiskalnik sposoben narediti oboje in še veliko več.

Kopirni stroj je fotokopirna naprava, ki uporabnikom omogoča kopiranje dokumentov ali slik, ki so preveč poceni. Kopirni stroji uporabljajo tehnologijo kserografije, ki je podobna tehnologiji, ki se uporablja v laserskem tiskalniku. Kserografija je suh proces ustvarjanja slike z nanosom tonerja in toplote na papir. Namen kopirnega stroja je ustvariti podvojen dokument, ki je na voljo hitreje in ceneje. Kopirni stroji so bili nadomestna možnost za tiskalnike, ki so bili sprva dragi in dolgotrajni. Sodobni kopirni stroji so postali večnamenski in so na voljo s funkcijami, kot so tiskanje, faksiranje, spenjanje, luknjanje in druge zmogljivosti. Kopirni stroj je izumil patentni zastopnik Chester Carlson. Prav tako je bil popularno znan kot Xerox stroji s procesom, ki se imenuje Xeroxing za nekaj časa, preden se je Xerox Company borila za ohranitev blagovne znamke pred genericized.

Kopirni stroj je običajno velika naprava, ki zavzame prostor in lahko podvoji več različnih vrst papirja in dokumentov. Naprava deluje v 5 korakih: polnjenje, osvetlitev, razvoj, prenos in fiksiranje. Cilindrični boben, ki je prisoten v stroju, je elektrostatično napolnjen z visoko napetostno koronsko žico. Boben nato razvije fotoprevodni material. Svetla luč optično prebere dokument, ki ga želite kopirati, in bele površine dokumenta odseva na fotoprevodni boben. Fotoprevodni boben postane prevoden, kadar je izpostavljen svetlobi. Črni deli na dokumentu ne odražajo in ta del na bobnu ostane negativno napolnjen. Negativni naboji pobirajo pozitivno napolnjen toner, ki se nato prenese na dokument in se toplotno raztopi. Viola! Dokument se kopira in natisne.

Tiskalnik je periferna naprava, ki ustvari trdno kopijo digitalnih podatkov, ki je predstavljena na računalniškem zaslonu. Tiskalniki se lahko uporabljajo za povezavo z računalnikom prek USB-ja ali brezžično. En tiskalnik je lahko povezan tudi z mnogimi računalniki, ki vsem računalnikom omogočajo tiskanje na tem tiskalniku. Številni novi tiskalniki lahko podpirajo tudi pomnilniške kartice, digitalne fotoaparate ali skenerje. Višji modeli za pisarne imajo tudi druge funkcije, kot so optični bralnik, kopirni stroj in faks. Ti modeli so znani kot večnamenski tiskalniki.

Na voljo so različne vrste tiskalnikov. Ti tiskalniki so razvrščeni glede na vrsto tehnologije, ki se uporablja pri tiskanju. Tehnologija vključuje: tiskalnike na osnovi tonerja, tekoče brizgalne tiskalnike, tiskalnike s trdnim črnilom, tiskalnike za sublimacijo barv in tiskalnik brez črnila. Tiskalniki, ki temeljijo na tonerju, uporabljajo toner s suhim pogonom kot črnilo, ki se nato na vročem papirju stisne z vročimi valji. Tekoči brizgalni tiskalniki uporabljajo tekoče črnilo, ki se segreje v hlapni mehurček in nato razprši na papir. Tiskalniki s trdnim črnilom uporabljajo tehnologijo prenosa toplote in uporabljajo trdne barvne palice, ki so podobne vosku v teksturi; te barve se stopijo in nato poškropijo na vrtečem se oljem obložen boben, ki prenaša sliko na papir. Tiskalnik za sublimacijo barve uporablja toploto za prenos barvila na medij, kot je plastična kartica, papir ali platno. Tiskalni tiskalniki brez tiskalnika delujejo tako, da ogrevajo območja toplotno občutljivega papirja, ki ustvarja slike ali besedilo na njem.

Mnogi verjamejo, da je tiskanje več kopij dražje od fotokopiranja. Vendar pa je odvisno od števila kopij, strani in podatkov na papirju, ki jih je treba natisniti. Če želite natisniti veliko kopij, potem so kopirni stroji običajno cenejša možnost. Če pa je treba natisniti le nekaj strani, bo tiskanje veliko cenejše. Druga velika razlika med tiskalnikom in kopirnim strojem je kakovost. Tiskalniki običajno proizvajajo kakovostne slike, saj uporabljajo inkjet postopek (ki je na voljo tudi v kopirnih strojih, vendar zelo redko), medtem ko so slike izdelane z uporabo kserografije nizke ločljivosti.